Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der sonstigen datenschutzrechtlichen Vorschriften ist:

MY-IMMOBILIENHAUS GmbH
Johanniterstraße 13
53113 Bonn
Deutschland

Telefon: +49 (0) 228 9455 00 62
E-Mail: office@my-immobilien.de
Datenschutzanfragen: datenschutz@my-immobilien.de

Vertretungsberechtigte Geschäftsführer:
Majid Yousefi
Elham Rostamiatooei

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung und Rollenverteilung

MY-IMMOBILIEN ist das Hausverwaltungsportal der MY-IMMOBILIENHAUS GmbH.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb von MY-IMMOBILIEN, die Verwaltung von Immobilien und Mietverhältnissen, die Bereitstellung des Mieterportals, die Kommunikation mit Mietern und sonstigen Beteiligten sowie zur Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Je nach Verarbeitung erfolgt diese insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Soweit Kunden MY-IMMOBILIEN zur Verwaltung eigener Immobilien, Mietverhältnisse und personenbezogener Daten einsetzen, sind grundsätzlich die jeweiligen Kunden Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Die MY-IMMOBILIENHAUS GmbH verarbeitet diese Daten in diesem Fall als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Kunden. Für Verarbeitungen, die die MY-IMMOBILIENHAUS GmbH zu eigenen Zwecken durchführt, insbesondere im Zusammenhang mit dem Betrieb, der Sicherheit, der Vertragsverwaltung und der Bereitstellung von MY-IMMOBILIEN, ist die MY-IMMOBILIENHAUS GmbH selbst Verantwortliche.

3. Bereitstellung der Website und Server-Protokolldaten

Beim Aufruf von MY-IMMOBILIEN können technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite bzw. Ressource, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Status- und Fehlerdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und störungsfreien Bereitstellung der Anwendung, zur Fehleranalyse und zum Schutz vor Missbrauch und Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Anwendung.

4. Benutzerkonten, Anmeldung und Authentifizierung

Für berechtigte Nutzer von MY-IMMOBILIEN werden Benutzerkonten bereitgestellt. Hierbei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, Berechtigungen sowie Anmelde- und Authentifizierungsdaten verarbeitet werden.

MY-IMMOBILIEN verwendet tokenbasierte Authentifizierung. Für zusätzliche Sicherheit können weitere Authentifizierungsverfahren, insbesondere Zwei-Faktor-Authentifizierung, eingesetzt werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des jeweiligen Benutzerkontos sowie zur Steuerung der Zugriffsberechtigungen.

5. Mieterportal

Mietern kann über MY-IMMOBILIEN ein persönlicher Zugang zum Mieterportal bereitgestellt werden.

**Rollenverteilung:** Wird das Mieterportal durch Kunden – insbesondere Hausverwaltungen oder Vermieter – für ihre Mietverhältnisse genutzt, ist grundsätzlich die jeweilige Hausverwaltung bzw. der jeweilige Vermieter Verantwortlicher für die Verarbeitung der Mieterdaten. Die MY-IMMOBILIENHAUS GmbH verarbeitet diese Daten im Rahmen der Bereitstellung der Plattform grundsätzlich als Auftragsverarbeiter, soweit nicht im Einzelfall eine eigene Verantwortlichkeit besteht, etwa für Verarbeitungen zum Betrieb und zur Sicherheit der Plattform. Die konkrete Rollenverteilung richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang.

**Einladung und Einrichtung des Zugangs:** Die Hausverwaltung bzw. der Vermieter kann Mieter per E-Mail zum Mieterportal einladen. Hierzu wird die E-Mail-Adresse des Mieters verarbeitet. Der Mieter richtet über die Einladung ein Benutzerkonto ein oder nutzt ein bestehendes Benutzerkonto. Dieses Benutzerkonto wird anschließend mit dem jeweiligen Mieterdatensatz bzw. Mietverhältnis verknüpft, damit nur die zugeordneten Informationen angezeigt werden.

Abhängig vom jeweiligen Mietverhältnis können dort insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zum Mietverhältnis und zur gemieteten Einheit, Miet- und Zahlungsinformationen, Dokumente, Nachrichten, Reparatur- und Schadensmeldungen sowie weitere für die Verwaltung des Mietverhältnisses erforderliche Informationen verarbeitet und angezeigt werden.

Im Einzelnen können im Mieterportal insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Kontaktdaten des Mieters,
• Miet- und Vertragsdaten,
• Informationen zum Mietkonto und zu Zahlungen sowie Nebenkostenabrechnungen,
• Dokumente,
• Nachrichten und Anfragen,
• Reparaturmeldungen einschließlich zugehöriger Anhänge und Fotos,
• vom Mieter übermittelte Nachweise im Zusammenhang mit Namens- oder sonstigen Datenänderungen,
• Angaben zu weiteren Bewohnern im Rahmen von Ein- und Auszugsmeldungen.

Bei der Nutzung des Mieterportals fallen außerdem die in den Abschnitten 3 und 4 beschriebenen technischen Daten an, die für Anmeldung, Betrieb und Sicherheit der Plattform erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung und Verwaltung des Mietverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit erforderlich, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

**Deaktivierung und Ende des Mietverhältnisses:** Der Portalzugang kann durch die Hausverwaltung bzw. den Vermieter deaktiviert werden, insbesondere bei Ende des Mietverhältnisses. Nach der Deaktivierung werden die im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis verarbeiteten Daten nach Maßgabe der Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen sowie gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten weiter gespeichert oder gelöscht.

**Datenschutzinformationen des Verantwortlichen:** Soweit die Hausverwaltung bzw. der Vermieter Verantwortlicher ist, hat diese Stelle den Mietern die erforderlichen eigenen Datenschutzinformationen nach Art. 13 und 14 DSGVO zur Verfügung zu stellen. Anfragen zur Ausübung von Betroffenenrechten richten Mieter in diesem Fall vorrangig an die jeweilige Hausverwaltung bzw. den Vermieter.

6. Immobilien-, Miet- und Verwaltungsdaten

Im Rahmen der Hausverwaltung verarbeitet die MY-IMMOBILIENHAUS GmbH über MY-IMMOBILIEN personenbezogene Daten von Mietern, Interessenten, Eigentümern, Vertragspartnern, Dienstleistern und sonstigen Beteiligten.

Dazu können insbesondere gehören:

• Stamm- und Kontaktdaten,
• Objekt- und Einheitszuordnungen,
• Vertrags- und Mietverhältnisdaten,
• Mietforderungen und Zahlungsvorgänge,
• Bank- und Zahlungsinformationen,
• Kautionsinformationen,
• Betriebskosten- und Abrechnungsdaten,
• Reparatur-, Wartungs- und Schadensinformationen,
• Dokumente und Korrespondenz,
• Kommunikations- und Vorgangsdaten.

Umfang und Rechtsgrundlage richten sich nach dem jeweiligen Verwaltungs- und Vertragsverhältnis sowie den gesetzlichen Verpflichtungen der MY-IMMOBILIENHAUS GmbH bzw. des jeweils verantwortlichen Kunden.

7. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen (soweit angegeben), Ihr Unternehmen (soweit angegeben), den Inhalt Ihrer Nachricht sowie gegebenenfalls Anhänge.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage.

Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt der Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung von Anfragen zu MY-IMMOBILIEN.

8. Lokale Speicherung und technisch erforderliche Funktionen

MY-IMMOBILIEN verwendet technisch erforderliche lokale Speichermechanismen des Browsers, insbesondere Local Storage und Session Storage sowie technisch erforderliche Cookies.

Diese werden unter anderem für Authentifizierung, Sicherheitsfunktionen, Sitzungs- und Darstellungszustände, Filter- und Ansichtseinstellungen sowie technisch notwendige Abläufe der Anwendung verwendet.

Soweit Informationen auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert oder ausgelesen werden, erfolgt dies bei technisch unbedingt erforderlichen Vorgängen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach den jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen der DSGVO.

Nach dem derzeitigen technischen Stand werden keine Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

9. Schriftarten

Die von MY-IMMOBILIEN verwendeten Schriftarten werden lokal über die Anwendung bereitgestellt. Beim Laden der Schriftarten wird keine Verbindung zu Google Fonts hergestellt.

10. Kartenfunktionen / Google Maps

MY-IMMOBILIEN kann innerhalb des geschützten Bereichs Kartenfunktionen von Google Maps bereitstellen.

Google Maps wird nicht automatisch beim Aufruf der Anwendung geladen. Eine Verbindung zu Google wird erst hergestellt, wenn der Nutzer die Kartenfunktion ausdrücklich über „Karte anzeigen“ aktiviert.

Bei Aktivierung können insbesondere die IP-Adresse sowie technische Geräte- und Browserinformationen an Google übermittelt werden. Je nach Nutzung können weitere Daten im Zusammenhang mit der Kartenfunktion verarbeitet werden.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

11. Banking-Funktionen

MY-IMMOBILIEN kann zur Verarbeitung und Zuordnung von Kontoumsätzen mit externen Banking-Diensten verbunden werden.

Diese Funktionen werden nur im Rahmen der jeweiligen Nutzung ausgelöst. Dabei können insbesondere Konto-, Umsatz-, Zahlungs- und Transaktionsdaten verarbeitet werden.

Derzeit wird hierfür Enable Banking eingesetzt.

Anbieter: Enable Banking Oy, Otakaari 5, 02150 Espoo, Finnland.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Immobilien- und Mietverwaltung und – abhängig vom konkreten Verhältnis – insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.

12. E-Mail-Funktionen

MY-IMMOBILIEN kann mit E-Mail-Konten verbunden werden, um verwaltungsbezogene Kommunikation innerhalb der Anwendung zu ermöglichen.

Hierbei können Absender- und Empfängerdaten, E-Mail-Adressen, Betreff, Nachrichteninhalte, Anhänge und technische Nachrichteninformationen verarbeitet werden.

Je nach eingerichtetem Konto erfolgt die technische Kommunikation insbesondere über IMAP/SMTP oder autorisierte Schnittstellen von E-Mail-Anbietern. Welche externen E-Mail-Anbieter beteiligt sind, hängt von dem jeweils durch den Nutzer eingerichteten Konto ab.

13. KI-Funktionen

MY-IMMOBILIEN enthält Funktionen eines KI-Assistenten zur Unterstützung bei immobilienbezogenen Verwaltungsaufgaben.

Bei aktiver Nutzung können die für die jeweilige Anfrage erforderlichen Inhalte an die für die KI-Funktion eingesetzten technischen Dienstleister übermittelt und dort zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet werden.

KI-Funktionen werden nicht allein durch den Aufruf der Login-Seite aktiviert.

Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur im für die konkrete Funktion erforderlichen Umfang und auf Grundlage der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage. Soweit externe Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, erfolgt deren Einbindung auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Anforderungen.

14. Hosting, Datenbank, Authentifizierung und Speicherung

MY-IMMOBILIEN wird als cloudbasierte Anwendung betrieben. Hierfür werden technische Dienstleister für Hosting, Datenbank, Authentifizierung und Datenspeicherung eingesetzt.

Nach dem derzeitigen technischen Stand wird hierfür Lovable Cloud verwendet.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag der MY-IMMOBILIENHAUS GmbH verarbeiten, erfolgt deren Einbindung auf Grundlage entsprechender datenschutzrechtlicher Vereinbarungen.

15. Empfänger personenbezogener Daten und internationale Datenübermittlungen

Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger weitergegeben, soweit dies zur Durchführung der Verwaltung, zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen, zur Bereitstellung der Anwendung oder aufgrund einer entsprechenden Rechtsgrundlage erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere IT- und Hosting-Dienstleister, Banken und Zahlungs-/Banking-Dienstleister, E-Mail-Dienstleister, Handwerker und sonstige mit einem Verwaltungsvorgang beauftragte Dienstleister, Steuerberater, Rechtsberater sowie Behörden und sonstige gesetzlich berechtigte Stellen sein.

Soweit im Rahmen einzelner Dienste personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt eine solche Übermittlung nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.

16. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bestehen.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht oder in der Verarbeitung eingeschränkt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

17. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO sowie
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Für Datenschutzanfragen und die Geltendmachung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@my-immobilien.de.

18. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für die MY-IMMOBILIENHAUS GmbH kommt insbesondere die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde in Nordrhein-Westfalen in Betracht:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Deutschland

19. Sicherheit

MY-IMMOBILIEN setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und sonstiger unzulässiger Verarbeitung zu schützen. Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und den jeweiligen Risiken überprüft und angepasst.

20. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen von MY-IMMOBILIEN, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.

Stand: Oktober 2026